Datenschutz

Verantwortlich für diese Website und Datenschutzkontakt

Dieser Kontakt bezieht sich auf die Helferlisten-Website, nicht auf die gesetzliche Vertretung des Kinderhauses oder seines Trägers. Fragen zur Verarbeitung eurer Daten und zur Ausübung eurer Rechte könnt ihr direkt an diesen Kontakt richten.

Welche Angaben verarbeitet werden

• Beim Eintragen: Familienname, E-Mail-Adresse, ausgewählter Platz mit Zuordnung zu Veranstaltung und Helferbereich sowie euer Beitrag. Je nach Bereich werden zusätzlich die im Formular beschrifteten Zusatzfelder gespeichert. Pflichtfelder sind dort gekennzeichnet; ohne die erforderlichen Angaben ist eine Eintragung über dieses Formular nicht möglich.
• Zur Verwaltung: Erstellungszeitpunkt, Status (aktiv oder abgesagt) und Versionsnummer des Eintrags sowie technische Kennungen zur Zuordnung von Familie, Eintrag und persönlichem Zugang.
• Für Verwaltungskonten: Benutzername, Berechtigungsrolle, Erstellungszeitpunkt und ein Passwort-Hash statt des Klartextpassworts.
• Für Sitzungen und Sicherheit: geschützte Sitzungskennungen, Formular-Sicherheitsnachweise, Ablaufzeiten und die Zuordnung zu einem Familien- oder Verwaltungskonto, sofern angemeldet.

Bitte tragt in Freitextfelder nur Informationen ein, die für euren Beitrag erforderlich sind, insbesondere keine unnötigen Angaben über Kinder oder Gesundheitsdaten.

Wofür die Angaben benötigt werden

Die Angaben ermöglichen die Vergabe verfügbarer Plätze, die Vorbereitung der Veranstaltung und die Verwaltung eurer Beiträge. Die E-Mail-Adresse ordnet eure Einträge einem gemeinsamen Familienbereich zu und dient der Zustellung des persönlichen Zugangslinks, auch wenn ihr diesen erneut anfordert. Sie wird nicht für Werbung verwendet.

Wenn ihr uns per E-Mail kontaktiert, werden eure Absenderadresse, der Nachrichtentext und gegebenenfalls mitgeschickte Angaben zur Bearbeitung eurer Anfrage verarbeitet.

Wer eure Angaben sehen kann

Neben Platzinformationen und Angaben zur Veranstaltung wird euer Familienname bei aktiven Einträgen öffentlich unter der jeweiligen Kategorie oder Schicht angezeigt. So können andere Familien sehen, wer wann wo mithilft. Diese Angaben sind für alle Besucher der Website sichtbar, auch ohne Anmeldung; sie sind nicht auf andere angemeldete Familien beschränkt. E-Mail-Adressen, Beiträge, Zusatzangaben und persönliche Zugangslinks werden dabei nicht öffentlich angezeigt. Auf die Namensanzeige wird am Eintragungsformular ausdrücklich hingewiesen. Nach einer Absage erscheint der Familienname nicht mehr bei dieser Kategorie; andere aktive Einträge bleiben sichtbar. Bei einer geschlossenen Veranstaltung ist die öffentliche Bereichsliste nicht mehr abrufbar. Dies ersetzt nicht die spätere Datenlöschung. Im privaten Familienbereich seht ihr eure eigenen Einträge. Berechtigte Benutzer der Verwaltung können die zur Organisation benötigten Angaben einsehen und entsprechend ihrer Rolle bearbeiten.

Beim technischen Betrieb werden Daten auf dem Server verarbeitet. Für den E-Mail-Versand erhalten die beteiligten Maildienste die zur Zustellung erforderlichen Daten, insbesondere Empfängeradresse und Nachrichteninhalt. Dazu gehört auch der Maildienst eures eigenen Postfachs.

E-Mail-Zustellung und Versandwarteschlange

Die Anwendung speichert für den Versand des Familienlinks eine Versandwarteschlange mit Empfängeradresse, Betreff, Nachrichtentext und Familienzuordnung. Hinzu kommen Versandstatus, Versuchszähler, Zeitangaben und bei Fehlern die technische Fehlerklasse. Fehlgeschlagene Sendungen können erneut versucht werden.

Der Versand erfolgt über den eingerichteten SMTP-Dienst. Die Anwendung verlangt für die Verbindung zu diesem Dienst TLS. Das bedeutet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der E-Mail. Nach erfolgreichem Versand wird der Nachrichtentext aus der Versandwarteschlange entfernt; Versanddaten wie Empfängeradresse und Status bleiben dort bestehen. Das löscht keine bereits zugestellten Nachrichten aus eurem Postfach.

Technischer Betrieb und Schutz vor Missbrauch

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse. Abhängig von der Serverkonfiguration können Zugriffsprotokolle außerdem Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seiten sowie Browser- und Betriebssysteminformationen enthalten.

Die Anwendung begrenzt häufig wiederholte Anfragen zum Schutz vor Missbrauch. Dafür verwendet sie aus IP-Adresse beziehungsweise E-Mail-Adresse abgeleitete, mit einem geheimen Schlüssel erzeugte Kennungen (HMAC), Zähler und Ablaufzeiten. In dieser Begrenzungstabelle stehen nicht die ursprünglichen IP- oder E-Mail-Adressen.

Familienlink und notwendige Cookies

Der persönliche Familienlink ermöglicht den Zugriff auf eure Einträge. Bitte behandelt ihn vertraulich und leitet ihn nicht an Unbefugte weiter. Beim Öffnen entfernt die Anwendung den Zugangsteil aus der Browseradresse und richtet nach erfolgreicher Prüfung eine geschützte Sitzung ein.

Das technisch notwendige Cookie helfer_session wird bereits beim Seitenbesuch für die Sitzung und den Schutz von Formularen verwendet. Nach der Anmeldung ermöglicht es den Familienzugang oder die Verwaltung. Es enthält eine zufällige Kennung, nicht euren Familiennamen oder eure E-Mail-Adresse. Die serverseitige Sitzung hat eine begrenzte Gültigkeit; beim Abmelden wird sie durch eine nicht angemeldete Sitzung ersetzt. Wenn ihr Cookies blockiert, funktionieren Anmeldung und Formulare nicht zuverlässig.

Die Helferlisten verwenden kein Tracking, keine Werbe- oder Analysedienste und keine externen Schriftarten. Es findet durch die Anwendung kein Profiling zu Marketingzwecken statt.

Ändern, absagen und Speicherdauer

Über euren Familienlink könnt ihr aktive Beiträge bei offenen, noch nicht vergangenen Veranstaltungen bearbeiten oder absagen. Eine Absage gibt den Platz frei und setzt den Eintrag auf den Status „abgesagt“; sie ist nicht automatisch die Löschung eurer personenbezogenen Daten. Auch ein gesperrter Familienlink löscht nicht die Familien- und Eintragsdaten.

Für bloße Helferlisten mit Familiennamen, E-Mail-Adressen und Beiträgen besteht keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist mit einer festen Zahl von Tagen oder Jahren. Maßgeblich ist, wie lange die konkreten Daten für ihren Zweck benötigt werden: Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO (Speicherbegrenzung). Sind die Abwicklung der Veranstaltung und notwendige Rückfragen abgeschlossen, sind die dafür nicht mehr benötigten personenbezogenen Helferdaten unverzüglich zu löschen – ohne dass ihr dies beantragen müsst (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Eine weitere Speicherung kommt nur in Betracht, soweit eine konkret anwendbare und dokumentierte gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b und e DSGVO). In diesem Fall dürfen nur die dafür erforderlichen Daten für die jeweils notwendige Dauer aufbewahrt werden; Zugriff und Nutzung sind auf diesen Ausnahmezweck zu beschränken. Sobald auch dieser Grund entfällt, sind die betroffenen Daten unverzüglich zu löschen. Die bloße Möglichkeit späterer Rückfragen rechtfertigt keine unbegrenzte Speicherung.

Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege oder andere steuerlich relevante Unterlagen können nur einschlägig sein, wenn solche Unterlagen tatsächlich vorliegen und die jeweilige Vorschrift anwendbar ist, etwa § 147 AO oder § 257 HGB. Diese Vorschriften begründen keine pauschale Aufbewahrungspflicht für die gesamte Helferliste. Die hier beschriebenen Kriterien bestimmen die Speicherdauer im Sinne von Art. 13 Abs. 2 Buchst. a DSGVO.

Die Anwendung setzt für Familien- und Eintragsdaten keine automatische Löschfrist um. Das Ende einer Veranstaltung oder eine Absage löst daher keine automatische Löschung aus. Die Löschung muss durch den Website-Verantwortlichen veranlasst werden; die fehlende Automatik hebt die Löschpflicht nicht auf. Dabei sind auch nicht mehr benötigte Familienzuordnungen, Zugangsdaten und Versanddaten zu berücksichtigen. Werden einzelne Daten noch für eine andere laufende Veranstaltung benötigt, rechtfertigt das nicht die weitere Speicherung der erledigten Beiträge.

Ausgedruckte Helferlisten sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen und, sobald sie für die Abwicklung nicht mehr benötigt werden und kein oben genannter Ausnahmegrund besteht, sicher zu vernichten. Das gilt auch für zusätzliche Ausdrucke und entsprechende exportierte Dateien.

Für Sicherungskopien wird hier keine feste Ablaufzeit und keine automatische Bereinigung zugesagt. Ihr Umgang muss in die Löschorganisation einbezogen werden; auch bei einer Wiederherstellung dürfen bereits zu löschende Daten nicht erneut zur gewöhnlichen Nutzung bereitgestellt werden.

Für Berichtigungen, Löschungswünsche und Fragen zur Speicherung eurer konkreten Daten wendet euch bitte an michael@scheid.rocks. Eine Absage über den Familienbereich ersetzt eine solche Anfrage nicht.

Eure Rechte

Nach Maßgabe der anwendbaren Datenschutzvorschriften könnt ihr insbesondere Auskunft über eure Daten, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen, bestehen außerdem Rechte auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, ist deren Widerruf für die Zukunft möglich; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Ihr könnt euch bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zur Ausübung eurer Rechte erreicht ihr den Website-Verantwortlichen unter der oben genannten Post- oder E-Mail-Adresse. Zur Zuordnung einer Anfrage und zum Schutz vor unbefugter Offenlegung kann eine Prüfung eurer Berechtigung erforderlich sein.